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Es ist gar nicht so einfach, einen Newsletter zu konzipieren, bei dem z.B. am Anfang alle wichtigen Hinweise enthalten sind, der gleichzeitig aber schnell "zur Sache", d.h. zu den Inhalten kommt, auf die der Leser wartet.

Die Struktur der Text-Version:

1. Adressat: Hier persönliche "Adresse" wichtig!

2. Absender: Sofort erkennbar; Name des Newsletters

3. Betreff: Newsletter- Titel + ggf. kurzes Highlight

4. Kopfleiste: Titel, Termin, Herausgeber, (Slogan) – Diese Leiste kann bei hochfrequenten Newslettern auf ein Minimum reduziert werden oder gar ganz wegfallen und durch einen Highlight-Anreißer ersetzt werden, da der Leser ja durch den (täglichen) Gebrauch einen Hinweis auf den Zweck und den Absender des Newsletters nicht mehr braucht.

5. Hinweise zu Beginn: Abonnieren, empfehlen, abbestellen – am besten in einem kurzen Satz mit Verweis auf die Angaben im "Footer", der Fußleiste. Auch hier: Bei eingespielten Communities oder hochfrequenten Letters können diese Hinweise gänzlich im Footer untergebracht werden.

6. Begrüßung, persönliche Leseransprache + Anreißer durch Redaktion (fakultativ)

7. Technische Hinweise wenn nötig (z.B. Umgang mit "gebrochenen" URLs bei einer Politik der "Deep Links", i.e. dem Prinzip, immer direkt auf die Inhaltsseite, auf die sich der Text bezieht und damit gelegentlich die Angabe von URLs, die länger als eine Zeile sind.)

8. Übersicht – Zur rascheren Orientierung hat sich eine Durchnummerierung der Artikel bewährt

9. Rubriken/Beiträge: Rubriken-Überschrift (hier könne einmal Großbuchstaben zur Differenzierung verwendet werden), jeweils Überschrift (dezent abgesetzt durch Zeichen wie ++ oder > oder ähnlichem) plus einen knappe Text (möglichst nicht mehr als zwei drei Sätze bei Alerts und News, maximal 500-700 Wörter bei E-zines) plus Verweis/URL wo immer möglich direkt auf das Bezugs-Dokument (direkt anklickbar, heißt: immer als vollständige URL mit http://...).

10. Link auf Feedback-Email-Formular bei jedem/zu jedem Beitrag (optional) – nur sinnvoll bei E-zine-förmigen Newslettern und wenn die Chance einer aktiven Community besteht und der Response inhaus gepflegt werden kann.

11. Fußleiste/Footer: Feedback an Redaktion, Empfehlung (Klick auf Empfehlungs- bzw. Weiterleitungsformular!!), Bestellung, Abbestellung, Newsletter-Archiv, Impressum/Copyright

12. Nützlich: Hinweis auf andere Angebote des Verlags online.

Die Struktur der HTML-Version:

Elemente wie in der Text-Version – plus:

13. Navigation statt Übersicht

14. Leiste mit weiterführenden Links zu einzelnen Themen

15. Interaktive Elemente (incl. Feedback-Button, in Textversion s. Punkt 7)